Votre vie privée est importante pour nous et nous y accordons une attention toute particulière (voir le paragraphe 2 ci-après pour plus d’informations sur le responsable de traitement, Paris Notaires Services (également désignée « PNS » ou « nous » dans la présente politique)). Cette politique de protection des données à caractère personnel (ci-après la « politique de protection des données ») décrit (i) les informations que nous collectons à votre propos au moyen ou par l’intermédiaire de nos sites internet ou de l’une de nos pages sur les réseaux sociaux / sur les sites d’annonces immobilières, ainsi que, plus généralement, dans le cadre de vos relations avec nous, et (ii) comment nous les traitons (il s’agit des informations relatives aux modalités de collecte, de traitement et d’utilisation de vos données à caractère personnel).
Cette politique de protection des données précise également les droits que vous détenez sur vos données à caractère personnel en application des dispositions légales et réglementaires applicables.
Si vous avez des questions, commentaires ou des préoccupations concernant la présente politique, vous pouvez bien entendu nous les adresser aux coordonnées qui figurent ci-après au paragraphe « Quels sont vos droits et comment les exercer ? ».
Définition
Outre les termes définis par ailleurs dans la présente politique, les termes suivants, dont la première lettre est écrite en majuscule, qu'ils soient employés au singulier ou au pluriel, auront la définition suivante :
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- « Destinataire » : désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de Données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.
- « Destinataire » : désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de Données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.
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- « Données à caractère personnel » : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après désignée « Personne concernée ») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
- « Données à caractère personnel » : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après désignée « Personne concernée ») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
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- « Responsable du (/de) traitement » : désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement.
- « Responsable du (/de) traitement » : désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement.
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- « Sous-traitant » : désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.
- « Sous-traitant » : désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.
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- « Traitement » : désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de Données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
Qui sommes-nous et quel est notre rôle en matière de Traitement de Données à caractère personnel ?
L’Association Paris Notaires Services (ci-après dénommée « PNS ») est une association, constituée conformément à la loi du 1er juillet 1901, dont le siège social est sis 12, avenue Victoria - 75001 Paris - N° SIRET : 398 812 347 000 19 - Tél. : 01.44.82.24.00 - Fax. : 01.44.82.24.10 - Mail : contact-encheres@paris.notaires.fr
L’objet de PNS est de contribuer à l’activité notariale, particulièrement en Ile-de-France, par le développement ou la promotion d’offres de services, de produits ou de prestations à destination du notariat, de ses clients ou du public.
Pour en savoir plus sur PNS, cliquez ici.
PNS, dans le cadre de son activité de vente aux enchères de biens immobiliers, exploite différents sites internet et/ou plateformes s’adressant à des typologies de personnes différentes en fonction de leurs objets respectifs.
Ainsi, en premier lieu, PNS exploite le site internet accessible au public et à tout internaute à l’adresse url www.immonotairesencheres.com.
Ce site a vocation à :
- mettre à votre disposition des informations relatives aux ventes aux enchères organisées par PNS et de vous permettre de consulter les annonces des biens immobiliers en vente, et plus généralement de suivre l’actualité des ventes aux enchères ;
- vous permettre de créer un compte en ligne afin notamment de sélectionner des biens immobiliers et de les classer dans vos favoris, de paramétrer des alertes, de visiter des biens, d’assister à des ventes aux enchères via une salle de vente virtuelle, de consulter les éléments nécessaires au dépôt d’un dossier de candidature pour acquérir un bien aux enchères, de suivre le dépôt de votre dossier de candidature, de participer à des enchères via une salle de vente virtuelle ;
- proposer des fonctionnalités et/ou informations vous permettant de contacter PNS, notamment aux fins de proposer un bien à la vente.
Ce site inclut également un accès à la salle de vente virtuelle, accessible à partir de votre compte en ligne :
- soit en qualité de simple visiteur ne participant pas à la séance de vente aux enchères ;
- soit en qualité d’enchérisseur participant à la séance de vente aux enchères.
En deuxième lieu, PNS exploite le site constituant le Portail Enchère accessible aux notaires mandatés par leurs clients pour vendre un bien immobilier par le biais des enchères immobilières organisées par PNS (à savoir, les Notaires Vendeurs) et aux notaires participants aux séances de vente en leur qualité de Notaire Président ou Notaire Commissaire. Ce site a vocation à constituer un espace d’échange entre PNS et ces différents notaires en vue de la vente d’un bien, et à :
- vous permettre, si vous êtes Notaire Président ou Notaire Commissaire, de créer un compte en ligne afin d’accéder aux informations sur les séances de vente et de formaliser votre participation aux séances de vente ;
- vous permettre, si vous êtes Notaire Vendeur, de créer un compte afin notamment de proposer un bien à la vente, de bénéficier des services proposés par PNS dans ce cadre (organisation de la publicité et communication autour du bien, organisation des visites, organisation des dépôts de candidatures des personnes souhaitant participer à la vente aux enchères du bien, organisation de la séance de vente aux enchères, etc.) et plus largement d’échanger et de communiquer avec PNS (notamment de communiquer des documents tels que le cahier des charges ou des informations sur le bien concerné) en vue de la formalisation de la vente du bien concerné.
Ce site inclut également un accès à la salle de vente virtuelle, accessible à partir de votre compte en ligne :
- soit en qualité de Notaire Vendeur ;
- soit en qualité de Notaire Président de séance ou de Notaire Commissaire.
En troisième lieu, PNS exploite le site constituant la Plateforme Photographe accessible à ses partenaires photographes. Ce site a vocation à constituer un espace d’échange entre PNS et ses partenaires photographes et à vous permettre, en votre qualité de partenaire photographe de créer un compte en ligne afin de communiquer à PNS les photographies et films que vous avez pris en vue de la mise en vente des biens concernés, et plus précisément en vue de la réalisation d’opérations de publicité et de communication autour dudit bien.
En quatrième lieu, PNS exploite le site constituant la Plateforme Chargé de visite accessible à ses chargés de visite. Ce site a vocation à vous permettre, en votre qualité de chargé de visite, de créer un compte en ligne afin de communiquer à PNS les informations sur les visiteurs des biens.
Le site internet accessible à l’adresse url www.immonotairesencheres.com , la salle de vente virtuelle, le Portail Enchère, la Plateforme Photographe et la Plateforme Chargé de visite sont ci-après dénommés les « Sites ».
PNS administre également des pages présentant son activité et lui permettant de publier des contenus sur les réseaux sociaux et d’interagir avec les internautes (notamment sur Facebook, LinkedIn, Twitter ou encore YouTube).
Enfin, PNS publie également des annonces de vente de biens immobiliers par enchères sur des sites d’annonces immobilières de tiers. Ces sites peuvent permettre à PNS d’interagir avec les internautes et/ou aux internautes de contacter directement PNS.
Lors de vos interactions ou échanges avec PNS, de votre navigation et de vos interactions sur les Sites et sur les pages administrées par PNS sur les réseaux sociaux / sur les sites d’annonces immobilières, PNS peut être amenée à collecter et à traiter des Données à caractère personnel vous concernant, pour la gestion des activités qu’elle exerce et pour son propre compte, en qualité de Responsable de traitement, que vous soyez client, prospect, contact, internaute, fournisseur, prestataire ou partenaire potentiel ou actuel (également désignés « vous » ou « la(les) personne(s) concernée(s) » ou « l’utilisateur(les utilisateurs) » dans la présente politique).
Dans ce cadre, PNS applique les principes définis par les dispositions légales et réglementaires en matière de protection des Données à caractère personnel, en particulier dans le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du Traitement des Données à caractère personnel (« RGPD ») ou encore la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (dite « loi informatique et libertés ») et ses décrets d’application.
Quelles sont les modalités de collecte de vos Données à caractère personnel ?
- Vos Données à caractère personnel sont collectées directement auprès de vous, ou indirectement auprès de tiers.
1. En effet, vos Données à caractère personnel sont notamment collectées ou traitées en tout ou partie à l’occasion (i) de votre navigation sur les Sites, de vos interactions avec les Sites, et de la saisie par vos soins d’informations dans les formulaires de collecte de données pouvant y figurer, (ii) de vos demandes, de votre relation et de vos échanges avec PNS, quel que soit le moyen que vous utilisez, (iii) lorsque vous partagez un contenu d’un des Sites au moyen de « boutons » de partage sur les réseaux sociaux pouvant être proposés sur nos Sites, ou encore à l’occasion de votre navigation sur l’une des pages de PNS sur les réseaux sociaux / sur les sites d’annonces immobilières.
De manière générale, vos Données à caractère personnel sont donc collectées directement auprès de vous dans les hypothèses précitées.
2. Toutefois, vos Données à caractère personnel peuvent également être collectées par l’intermédiaire de tiers (cf. collecte indirecte auprès de tiers).
En effet, les Données à caractère personnel que nous collectons et traitons vous concernant peuvent éventuellement être recueillies ou enrichies par nos soins, notamment à des fins de réalisation d’opérations commerciales, de communication, de sollicitation, de prospection ou de marketing, au moyen d’autres sources d’informations (réseaux sociaux, sites d’annonces immobilières, informations dites « publiques », sites internet, locations de fichiers, etc.).
De même, vos Données à caractère personnel peuvent nous être transmises par d’autres membres du personnel / contacts au sein de votre entreprise ou encore par l’intermédiaire de tiers dans certaines situations.
- Par ailleurs, de manière générale, vous êtes informé(e) que par principe :
- si le Traitement de vos Données à caractère personnel est nécessaire pour le respect de nos obligations légales ou réglementaires, la collecte desdites Données est obligatoire ;
- si le Traitement de vos Données à caractère personnel est soumis à votre consentement, la communication à notre attention desdites Données est totalement facultative (étant précisé que leur absence de communication pourrait toutefois avoir pour conséquence de nous empêcher dans certaines hypothèses de mettre en œuvre le Traitement concerné) ;
- si le Traitement de vos Données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande, la communication desdites Données est nécessaire pour la poursuite de cette finalité et PNS pourrait, en l’absence de communication de ces Données, être empêchée d’exécuter ses obligations contractuelles ou les mesures précontractuelles précitées ;
- si le Traitement de vos Données à caractère personnel a pour fondement la poursuite de nos intérêts légitimes, la communication desdites Données est nécessaire pour la poursuite de cette finalité, et l’absence de communication de vos Données pourrait ne pas nous permettre de mettre en œuvre le Traitement concerné ou y faire obstacle. A titre d’exemple, à défaut de renseignement des informations qui seraient nécessaires pour répondre à une demande de votre part (demande de renseignements, …), votre demande liée à cette collecte de Données à caractère personnel pourrait ne pas pouvoir être traitée ou son traitement retardé.
Cas particulier : si des formulaires de collecte de Données à caractère personnel (par exemple, les formulaires intégrés sur les Sites ou au sein de nos pages sur les réseaux sociaux / sur les sites d’annonces immobilières, ou encore les formulaires de collecte sous quelque format que ce soit que nous pourrions être amenés à mettre à votre disposition pour recueillir des informations vous concernant) impliquent la saisie de Données à caractère personnel obligatoires pour la mise en œuvre du Traitement associé, les champs concernés comporteront un astérisque et il vous sera précisé les éventuelles conséquences d’un défaut de communication de ces informations. En l’absence d’astérisque, les informations demandées sont facultatives. A défaut de formulaire spécifique, les données obligatoires pour les finalités poursuivies vous seront indiquées, étant précisé que les données non indiquées comme obligatoires sont bien entendu facultatives.
- Hors obligations légales particulières, ou précisions contraires dans la présente politique, nous ne collectons pas de Données à caractère personnel dites « particulières », c’est-à-dire qui révèleraient l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ni de données génétiques ou biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, ni de données concernant la santé ou de données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique.
- Données à caractère personnel de mineurs ou de majeurs protégés : nous ne proposons nos services qu’à l’attention de personnes majeures disposant de la capacité juridique. Aussi, de manière générale, l’utilisation des Sites et des pages dédiées de PNS sur les réseaux sociaux / sur les sites d’annonces immobilières est réservée aux personnes majeures disposant de la capacité juridique, PNS ne pouvant en aucun cas être tenue pour responsable de l’utilisation de ses Sites ou de ses pages sur les réseaux sociaux / sur les sites d’annonces immobilières par des personnes mineures ou incapables, et donc des conséquences pouvant en résulter notamment en matière de Traitement de leurs Données à caractère personnel.
Quelles sont les Données collectées, pour quelles finalités de Traitement, sur quels fondements et pour quelles durées
- En notre qualité de Responsable de traitement, nous pouvons être amenés à mettre en œuvre des Traitements de vos Données à caractère personnel aux fins suivantes :
a. Gestion, traitement et suivi des demandes d’information et des échanges avec les utilisateurs, initiés via ou au moyen des Sites ou des pages de PNS sur les réseaux sociaux / sur les sites d’annonces immobilières (en ce incluant les propositions de mise en vente d’un bien), ou par tout autre moyen, et plus généralement le traitement et le suivi des relations de PNS avec ses contacts au sens large :
- Finalité du Traitement : nous traitons vos Données à caractère personnel (i) afin d’assurer le traitement, la gestion et le suivi des demandes de contact ou de renseignements adressée par vos soins, par tout moyen et notamment via les Sites ou via des interactions sur nos pages de réseaux sociaux / sur les sites d’annonces immobilières (en ce incluant notamment la gestion, le traitement, le suivi et la modération éventuelle de vos messages ou commentaires), et afin d’assurer le traitement, la gestion et le suivi des réponses à y apporter, et (ii) de façon plus générale, à des fins de gestion des relations avec nos contacts au sens large.
- Données traitées : identité (civilité, nom, prénom), coordonnées (adresse de courrier électronique, numéro de téléphone ou adresse postale), fonction et étude au sein de laquelle vous exercez (nom et n°CRPCEN de l’étude) le cas échéant, nom d’utilisateur ou pseudonyme/alias, entreprise de rattachement, demande de contact, de renseignements ou de documentation et correspondances échangées.
- Base juridique du Traitement : le Traitement de vos Données à caractère personnel dans ce cadre est nécessaire à la poursuite des intérêts légitimes de PNS à répondre à vos demandes, à vous faire bénéficier des fonctionnalités proposées sur les Sites et plus généralement à assurer la gestion et le suivi de ses relations avec ses contacts.
- Durée de conservation des Données : conservation en base active pendant la durée nécessaire pour apporter une réponse à votre demande ou pour la gestion de votre relation avec PNS puis, le cas échéant, pendant une durée de trois ans à l’issue de votre relation avec PNS ou à compter de votre dernier contact à notre attention, pour une finalité de gestion de nos relations avec vous, notamment aux fins de prospection dans les conditions et modalités prévues au présent paragraphe 4.
b. Gestion de la relation avec nos clients actuels ou potentiels (relations précontractuelles, contractuelles et post-contractuelles), tels que les visiteurs du site www.immonotairesencheres.com, les visiteurs d’un bien mis en vente sur ledit site, les détenteurs d’un compte en ligne (les enchérisseurs, les acquéreurs, etc.) et les vendeurs d’un bien immobilier :
- Finalité du Traitement : afin de gérer nos relations précontractuelles, contractuelles et post-contractuelles avec vous et nos contacts au sein de votre organisation, nous collectons vos Données à caractère personnel, ainsi que celles desdits contacts, pour (i) assurer la mise à disposition, la gestion et le suivi de votre compte en ligne, la gestion et le suivi des services fournis et des fonctionnalités mises à disposition (notamment la possibilité de consulter les annonces de biens immobiliers en vente, ajouter des favoris, paramétrer des alertes, visiter des biens, assister à des ventes aux enchères via une salle de vente virtuelle, consulter les éléments nécessaires au dépôt d’un dossier de candidature, suivre le dépôt d’un dossier de candidature, etc.), (ii) la conclusion et l’exécution des contrats (notamment des conditions générales de services liant l’enchérisseur et PNS), (iii) le dépôt de vos candidatures en vue d’enchérir et le traitement desdites candidatures, (iv) la facturation / comptabilité associée, (v) la relation client au sens large, et en particulier la gestion et le suivi des comptes clients et des candidatures, des réclamations, du contentieux et des impayés, ou encore (vi) pour la réalisation et l’élaboration d’études, d’analyses, de reportings et de statistiques notamment commerciales.
- Données traitées : identité (civilité, nom, prénom, date de naissance), coordonnées (adresse de courrier électronique, numéro de téléphone ou adresse postale), entreprise de rattachement, identifiant et mot de passe (chiffré) pour votre compte en ligne ainsi que données liées aux connexions audit compte et à la salle de vente virtuelle (et notamment informations recueillies / utilisées dans le cadre de la double authentification) et liées au fonctionnement du compte et de la salle de vente virtuelle, pièces du dossier de candidatures, nationalité, justificatifs d’identité, de domicile, d’origine des fonds,… , données relatives aux paiements et moyens de paiement (ex. : provision sur frais / « consignation » en vue d’enchérir
- Base juridique du Traitement : si vous êtes client, le Traitement de vos Données à caractère personnel est par principe nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ou du contrat que vous avez conclu. Par ailleurs, les sous-finalités de ce Traitement liées à la gestion et au suivi de nos relations avec nos clients au sens large (en ce incluant notamment la gestion et le suivi des comptes clients, des réclamations ou encore la réalisation et l’élaboration d’études, d’analyses, de reportings et de statistiques,…) sont nécessaires à la poursuite de nos intérêts légitimes à en assurer une bonne gestion. Pour ce qui concerne les Données à caractère personnel de nos contacts chez nos clients, le Traitement est fondé sur nos intérêts légitimes à assurer la gestion et le suivi de nos relations avec nos clients au sens large, notamment en vue de l’organisation et de la bonne exécution des services fournis et des fonctionnalités mises à disposition, ou encore des missions ou prestations qui sont nous confiées par ces derniers. Enfin, pour ce qui concerne en particulier la gestion de la facturation et la tenue de la comptabilité associée, de tels Traitements peuvent résulter d’obligations légales de PNS.
- Durée de conservation des Données : conservation en base active pendant la durée de nos relations, puis, le cas échéant, pendant une durée de trois ans à l’issue de cette relation ou à compter de votre dernier contact à notre attention, pour une finalité de gestion de nos relations clients au sens large, notamment aux fins de prospection dans les conditions et modalités prévues au présent paragraphe 4. En l’absence de connexion de de votre part à votre compte en ligne pendant un délai de trois ans, PNS procédera à la clôture et à la suppression dudit compte, et des Données associées, sans préjudice pour PNS de la possibilité de conserver certaines de ces Données pour d’autres finalités dans les conditions et modalités prévues au présent paragraphe.
- Autres Responsables de Traitement : dans le cadre de l’utilisation des services accessibles par l’intermédiaire des Sites, notamment le dépôt de candidatures aux fins d’enchérir, vos Données à caractère personnel peuvent être traitées par des tiers intervenant dans le cadre desdits services, par exemple le notaire du vendeur. Ces tiers sont des entités indépendantes de PNS, et mettent en œuvre leurs propres Traitements de Données à caractère personnel respectifs, pour lesquels ils sont seuls Responsables de Traitement, PNS ne disposant d’aucun pouvoir de détermination desdits Traitements ni de contrôle sur ces Traitements.
c. Gestion de nos relations avec nos partenaires, en ce incluant également nos prestataires (tels que les notaires participants aux ventes aux enchères, les chargés de visite, les photographes, etc.) et fournisseurs actuels ou potentiels :
- Finalité du Traitement : afin de gérer nos relations avec nos partenaires, nous collectons des Données à caractère personnel concernant nos partenaires actuels et/ou potentiels, et/ou les membres de leur personnel, et/ou plus généralement nos contacts chez nos partenaires (ex : membres du personnel du partenaire, prestataires/consultants chez le partenaire, etc.). Ce Traitement a pour finalité la recherche de nouveaux partenaires, la gestion, le suivi et la réponse aux demandes des partenaires, devis ou propositions de services, ainsi que la gestion des partenaires et/ou la gestion de nos relations avec ces derniers, en ce incluant notamment la gestion et le suivi des comptes partenaires, des comptes en ligne et de l’accès à la salle de vente virtuelle le cas échéant, la gestion et le suivi de l’exécution des contrats, des commandes, des prestations confiées, des livraisons, des factures, des paiements et transactions, de la comptabilité associée, et de la relation partenaires au sens large et des réclamations ou précontentieux/contentieux éventuels.
- Données traitées : identité (civilité, nom, prénom) , coordonnées (adresse de courrier électronique, adresse postale, numéro de téléphone,…), entreprise de rattachement et fonction, fonction et étude au sein de laquelle vous exercez (nom et n°CRPCEN de l’étude) le cas échéant, identifiant et mot de passe (chiffré) pour votre compte en ligne ainsi que données liées aux connexions audit compte et à la salle de vente virtuelle (et notamment informations recueillies / utilisées dans le cadre de la double authentification) et liées au fonctionnement du compte et de la salle de vente virtuelle, informations sur les demandes de partenariats, devis et propositions de services, détail des commandes / prestations / contrats, données relatives aux paiements et moyens de paiement, données relatives aux transactions, données relatives au suivi des contrats et de la relation, données relatives aux factures.
- Base juridique du Traitement : s’agissant des Données à caractère personnel des partenaires personnes physiques, un tel Traitement est par principe nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à leur demande ou d’un contrat conclu par ces derniers avec PNS. Pour ce qui concerne les Données à caractère personnel des contacts chez les partenaires, le Traitement est fondé sur les intérêts légitimes de PNS à assurer la gestion et le suivi de ses relations avec ses partenaires, notamment en vue de l’organisation et de la bonne exécution des missions ou prestations qui leurs sont confiées. En tout état de cause, les sous-finalités de ce Traitement liées à la recherche de nouveaux partenaires et à la gestion et au suivi des relations de PNS avec ses partenaires au sens large (en ce incluant notamment la gestion et le suivi des comptes partenaires, la gestion des comptes en ligne, ou encore des réclamations ou précontentieux/contentieux éventuels,…) sont nécessaires à la poursuite des intérêts légitimes de PNS dans le cadre de la recherche de nouveaux partenaires et du suivi de la bonne exécutions des contrats conclus avec les partenaires. Pour ce qui concerne les Données à caractère personnel des autres personnes concernées (membres du personnel/contacts chez nos partenaires), le Traitement est fondé sur nos intérêts légitimes à assurer la gestion et le suivi de nos relations avec nos partenaires, notamment en vue de l’organisation et de la bonne exécution des missions ou prestations qui leurs sont confiées. Enfin, pour ce qui concerne en particulier la gestion des factures et la tenue de la comptabilité associée, de tels Traitements peuvent résulter d’obligations légales de PNS.
- Durée de conservation des Données : conservation en base active pendant la durée de la relation précontractuelle (pour les partenaires potentiels), contractuelle ou commerciale (pour les partenaires actuels) avec PNS, puis conservation sous forme d’archives pendant 5 ans à des fins administratives et/ou probatoires, sous réserve d’autres durées de conservation qui pourraient s’appliquer si vos Données à caractère personnel sont traitées pour d’autres finalités dans les conditions et modalités prévues au présent paragraphe 4. En l’absence de connexion du partenaire à son compte en ligne pendant un délai de cinq ans, PNS procédera à la clôture et à la suppression dudit compte, et des Données associées, sans préjudice pour PNS de la possibilité de conserver certaines de ces Données pour d’autres finalités dans les conditions et modalités prévues au présent paragraphe.
d. Respect des obligations légales et réglementaires (en ce incluant les obligations comptables, fiscales et administratives) liées à l’exécution des contrats conclus par PNS, et plus généralement à l’activité de PNS, et suivi de la comptabilité et de la situation financière :
- Finalité du Traitement : afin de nous conformer aux différentes obligations légales ou réglementaires qui nous incombent (notamment obligations comptables, fiscales, administratives,…) au titre de contrats que nous avons conclus et plus généralement de notre activité, nous traitons les Données à caractère personnel de nos contacts (par exemple contacts chez nos clients et/ou partenaires, actuels ou potentiels) pour la poursuite de cette finalité, mais également en vue du suivi de notre comptabilité et situation financière et budgétaire (en ce incluant notamment la comptabilité générale et analytique, la représentation et le suivi des fluctuations de notre patrimoine, ou encore la constatation de notre situation financière et budgétaire,…).
- Données traitées : identité (civilité, nom, prénom), coordonnées (adresse postale, numéro de téléphone, adresse de courrier électronique), fonction et étude au sein de laquelle vous exercez (nom et n°CRPCEN de l’étude) le cas échéant, fonction et entreprise de rattachement, données relatives aux paiements et moyens de paiement, données relatives aux transactions, données relatives au suivi des contrats et des relations avec nos contacts, et données relatives aux factures, informations comptables, financières, budgétaires et fiscales.
- Base juridique du Traitement : un tel Traitement est par principe nécessaire au respect de nos obligations légales ou réglementaires (documents financiers, fiscaux et comptables notamment). Par ailleurs, les sous-finalités de ce Traitement liées au suivi de la comptabilité et de la situation financière et budgétaire de PNS sont nécessaires à la poursuite des intérêts légitimes de PNS dans le cadre de la bonne gestion de sa comptabilité et de sa situation financière.
- Durée de conservation des Données : conservation en base active pendant la durée de l’exercice comptable ou fiscal en cours puis conservation sous forme d’archives jusqu’à expiration d’une durée de 10 ans (sauf pour ce qui concerne les données dont la conservation vise uniquement à tenir compte du délai de prescription fiscale et qui sont donc conservées en archives pour une durée limitée à 6 ans).
e. Organisation, gestion et suivi des visites des biens :
- Finalité du Traitement : nous pouvons êtes amenés à traiter des Données à caractère personnel vous concernant dans le cadre des visites de biens que nous organisons (organisation des visites, gestion, traitement et suivi des inscriptions et présences aux visites, réponses aux demandes de renseignements, …).
- Données traitées : identité (civilité, nom, prénom), coordonnées ( adresse électronique et numéro de téléphone), , informations sur les biens visités et sur les visites effectuées (notamment la source par laquelle vous avez eu connaissance de l’annonce du bien).
- Base juridique du Traitement : de manière générale, le Traitement de vos Données à caractère personnel dans cette hypothèse est nécessaire pour l’organisation et la gestion des évènements, et est donc fondé sur l’intérêt légitime de PNS à organiser la visite des biens mis en vente. Par ailleurs, les sous-finalités de ce Traitement liées à la gestion et au suivi de nos relations avec les visiteurs des biens sont fondées sur nos intérêts légitimes à assurer la gestion et le suivi de nos relations avec nos clients actuels ou potentiels, notamment en vue de faire connaitre nos biens et services sur le marché.
- Durée de conservation des Données : conservation pendant la durée nécessaire à l’organisation et au suivi de la visite, puis, le cas échéant, pendant une durée de trois ans à l’issue de votre relation avec PNS ou à compter de votre dernier contact à notre attention, pour une finalité de gestion de nos relations avec nos contacts au sens large, notamment aux fins de prospection dans les conditions et modalités prévues au présent paragraphe 4.
f. Organisation, gestion et suivi des évènements en ce incluant les séances de vente (présentielles et virtuelles) :
- Finalité du Traitement : nous pouvons êtes amenés à traiter des Données à caractère personnel vous concernant dans le cadre de la gestion et du suivi des évènements que nous proposons (inscription, participation, gestion des badges, organisation des interventions (par exemple : partenaires et prestataires présents), réponses aux demandes de renseignements,…), en ce incluant les séances de vente virtuelles ou présentielles.
- Données traitées : identité (civilité, nom, prénom), coordonnées (adresse postale, adresse électronique et numéro de téléphone), fonction et entreprise de rattachement, informations sur les inscriptions et les participations à des événements (en ce incluant les séances de vente virtuelles ou présentielles).
- Base juridique du Traitement : de manière générale, le Traitement de vos Données à caractère personnel dans cette hypothèse est nécessaire pour l’organisation et la gestion des évènements, et donc fondé sur l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie (cf. relatif à l’organisation des séances de ventes aux enchères immobilières par PNS).
- Durée de conservation des Données : conservation pendant la durée nécessaire à l’organisation et au suivi de l’événement, puis, le cas échéant, pendant une durée de trois ans à l’issue de votre relation avec PNS ou à compter de votre dernier contact à notre attention, pour une finalité de gestion de nos relations avec nos contacts au sens large, notamment aux fins de prospection dans les conditions et modalités prévues au présent paragraphe 4.
g. Prospection / sollicitation par voie postale ou téléphonique :
- Finalité du Traitement : nous pouvons être amenés à traiter vos Données à caractère personnel (que vous soyez clients, prospects, partenaires et plus généralement contacts) aux fins de réalisation de nos opérations commerciales, de communication, de sollicitation, de prospection, de fidélisation ou de marketing par voie postale ou téléphonique, notamment en vue de vous adresser certaines informations à cette fin par ce moyen : lettres d’information, newsletter, informations sur nos actualités et/ou activités, autres informations ou documents de prospection, ou encore études, sondages, promotions ou enquêtes de satisfaction.
- Données traitées : identité (civilité, nom, prénom), coordonnées (adresse postale et numéro de téléphone), fonction et étude au sein de laquelle vous exercez (nom et n°CRPCEN de l’étude) le cas échéant, fonction et entreprise de rattachement.
- Base juridique du Traitement : un tel Traitement est mis en œuvre sur le fondement de la poursuite de nos intérêts légitimes à faire connaître nos services sur le marché, à assurer notre développement notamment commercial et/ou à réaliser des opérations de prospection et de sollicitation au sens large, étant précisé que vous disposez en tout état de cause du droit de vous y opposer à tout moment sans avoir à fournir de motif ou d’explication selon les modalités et dans les conditions prévues ci-dessous au paragraphe « Quels sont vos droits et comment les exercer ? ».
- Durée de conservation des Données : conservation en base active pendant une durée de trois ans à compter de la collecte des Données à caractère personnel ou de la fin de nos relations, ou encore du dernier contact de votre part à notre attention.
h. Prospection sollicitation par courrier électronique :
- Finalité du Traitement : nous pouvons être amenés à traiter vos Données à caractère personnel (que vous soyez clients, prospects, partenaires et plus généralement contacts), aux fins de réalisation de nos opérations commerciales, de communication, de sollicitation, de prospection, de fidélisation ou de marketing par courrier électronique, notamment en vue de vous adresser certaines informations à cette fin par ce moyen (à savoir : email, sms, mms) : lettres d’informations, alertes, newsletter, informations sur nos actualités et/ou activités, autres informations ou documents de prospection, ou encore études, sondages, promotions ou enquêtes de satisfaction. Nous pouvons également être amenés à analyser la performance de nos campagnes de prospection au moyen d’informations dites de tracking relatives à vos actions à l’égard des courriers électroniques que nous adressons.
- Données traitées : identité (civilité, nom, prénom), coordonnées (adresse de courrier électronique), fonction et étude au sein de laquelle vous exercez (nom et n°CRPCEN de l’étude) le cas échéant, fonction et entreprise de rattachement, données relatives aux actions réalisées dans les courriers électroniques (ouvertures, clics,…).
- Base juridique du Traitement :
o lorsque de telles opérations ne sont pas soumises au consentement préalable des personnes concernées, c’est-à-dire dans les hypothèses où elles sont (i) à l’attention de professionnels, sur une adresse email professionnelle et en rapport avec la profession de la personne destinataire, ou (ii) à destination de clients et qu’elles concernent des produits ou services analogues à ceux que nous avons déjà fournis à ce client, alors un tel Traitement est mis en œuvre sur le fondement de nos intérêts légitimes à faire connaître nos biens et services sur le marché, et plus généralement de réaliser des opérations de prospection et de sollicitation au sens large, étant précisé que le destinataire de telles prospections dispose en tout état de cause du droit de s’y opposer à tout moment sans avoir à fournir de motif ou d’explication selon les modalités et dans les conditions prévues ci-dessous au paragraphe « Quels sont vos droits et comment les exercer ? » ;
o dans les autres hypothèses, un tel Traitement est fondé sur le consentement de la Personne concernée, ce dont il résulte que cette dernière dispose de la possibilité de ne pas y consentir ou, si elle y consent, de retirer ensuite son consentement à tout moment, et sans avoir à fournir de motif ou d’explication selon les modalités et dans les conditions prévues ci-dessous au paragraphe « Quels sont vos droits et comment les exercer ? ».
- Durée de conservation des Données : conservation en base active pendant trois ans à compter de la collecte des Données à caractère personnel ou de la fin de nos relations, ou encore du dernier contact émanant de votre part à notre attention (par exemple, pour un prospect, à compter du dernier contact émanant de ce dernier (demande en ligne, courrier électronique ou postal, appel téléphonique, ou encore clic dans un email à son attention adressé par PNS,…)).
i. Utilisation de cookies ou autres technologies similaires aux fins de suivi de la navigation, incluant la réalisation et l’élaboration d’études, analyses, reportings et statistiques, de mise à disposition et suivi des fonctionnalités d’interactivité avec les réseaux sociaux , d’amélioration de l’expérience utilisateur, de suivi et mesure de l’audience et de la performance des pages de PNS sur les réseaux sociaux, et d’affichage de publicités, éventuellement ciblées (réseaux sociaux et fonctionnalités liées aux réseaux sociaux) :
- Finalité du Traitement : aux fins de mise à disposition de fonctionnalités d’interactivité entre nos Sites et les réseaux sociaux, et de suivi, de compréhension et d’étude de l’usage de nos pages de réseaux sociaux et des interactions entre nos Sites et les réseaux sociaux, nous pouvons vous proposer sur nos Sites des liens vers nos pages sur les réseaux sociaux, paramétrer lesdites pages des réseaux sociaux en qualité d’administrateur ou vous proposer de faire usage sur ces réseaux des outils créés/proposés par ces réseaux sociaux. Dans cette hypothèse, nous traitons des Données à caractère personnel vous concernant notamment pour mettre à votre disposition les fonctionnalités d’interactivité précitées (par exemple, boutons d’accès aux pages sur les réseaux sociaux, etc.), mais également pour améliorer votre expérience utilisateur, mesurer l’audience et la performance de nos pages sur les réseaux sociaux et des interactions entre nos Sites et lesdits réseaux, et établir des statistiques notamment de navigation. Des Données à caractère personnel vous concernant peuvent également être collectées et traitées afin de permettre l’affichage à votre attention sur les réseaux sociaux de publicités, éventuellement ciblées (ou publicités comportementales ou programmatiques) en fonction de votre profil, de votre navigation, de votre localisation (cf. publicité géolocalisée) et de vos interactions avec nos pages sur les réseaux sociaux et avec nos Sites ou encore avec les autres sites internet que vous visitez. Ces Données à caractère personnel sont recueillies au moyen de cookies ou autres technologies similaires dont l’utilisation est soumise à votre consentement et est donc facultative.
- Données traités : données de session, de connexion et de navigation Internet, en ce incluant notamment des informations sur votre navigateur ou terminal et leur configuration (ex : device fingerprinting), l’historique de trafic et de navigation sur nos pages sur les réseaux sociaux, des informations relatives à la traçabilité des actions sur et interactions avec nos pages sur les réseaux sociaux ou entre nos Sites et les réseaux sociaux, des informations de type « identifiants » liés à votre terminal, à votre matériel, aux réseaux sociaux ou à votre système d’exploitation des données de localisation (adresse IP et zone géographique par exemple), des informations relatives au réseau, à votre langue, ou encore des Données à caractère personnel (âge, genre, centres d’intérêts…) non nominatives (c’est-à-dire propre à l’identifiant de l’internaute).
- Base juridique du Traitement : un tel Traitement est soumis à votre consentement préalable à l’utilisation de cookies et autres technologies similaires pour les finalités précitées, ce dont il résulte que vous disposez de la possibilité de ne pas y consentir ou, si vous y consentez, de retirer ensuite votre consentement à tout moment, et sans avoir à fournir de motif ou d’explication.
o s’agissant de Facebook : Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour Dublin 2, Irlande. Pour plus d'informations sur la manière dont Facebook traite vos Données à caractère personnel lorsque vous utilisez le réseau social Facebook, nous vous invitons à vous reporter à la Politique d’utilisation des données de Facebook Ireland Limited mais également à la Politique « cookies » de Facebook ;
o s’agissant de Twitter : Twitter International Company, One Cumberland Place, Fenian Street Dublin 2, D02 AX07 Irlande. Pour plus d’informations sur la manière dont Twitter traite vos Données à caractère personnel, nous vous invitons à vous reporter à la Politique de confidentialité et à la Politique « cookies » de Twitter ;
o s’agissant de YouTube : Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. Pour plus d'informations sur la manière dont Google traite vos Données à caractère personnel lorsque vous utilisez le réseau social YouTube, nous vous invitons à vous reporter aux Règles de confidentialité de Google mais également aux éléments relatifs à l’utilisation de « Cookies » par Google ;
o s’agissant de LinkedIn : LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irlande. Pour plus d’informations sur la manière dont LinkedIn traite vos Données à caractère personnel, nous vous invitons à vous reporter à la Politique de confidentialité et à la Politique « cookies » de LinkedIn.
Durée de conservation des Données à caractère personnel collectées par ce moyen : six mois à compter du dépôt des cookies dans votre navigateur ou terminal.
j. Gestion par PNS des demandes d’exercice des droits des personnes concernées en matière de protection des Données à caractère personnel, conformément à ses obligations légales et réglementaires :
- Finalité du Traitement : afin de nous permettre de nous conformer à nos différentes obligations légales et réglementaires en matière de protection des Données à caractère personnel (ex : réponses aux demandes d’exercice de leurs droits par les personnes concernées, prise en compte des conséquences en résultant notamment gestion des oppositions à la prospection,…), nous pouvons être amenés à traiter des Données à caractère personnel vous concernant en lien avec cette finalité.
- Données traitées : identité (civilité, nom, prénom), coordonnées (adresse de courrier électronique, numéro de téléphone, adresse postale,… en fonction des informations communiquées par le demandeur), fonction et étude au sein de laquelle vous exercez (nom et n°CRPCEN de l’étude), teneur et contenu de la demande, des échanges et de la réponse, informations supplémentaires ou copie d’un titre d’identité mais uniquement lorsque la situation l’exige (cf. doutes raisonnables quant à l’identité du demandeur).
- Base juridique du Traitement : un tel Traitement est par principe nécessaire au respect des obligations légales et réglementaires précitées qui nous incombent en qualité de Responsable du Traitement.
- Durée de conservation des Données : conservation en base active pendant le temps nécessaire au traitement de la demande (étant précisé qu’en cas de demande d’opposition à la prospection, vos données seront conservées à cette fin dans une liste d’opposition pendant une durée minimum de 3 ans), puis conservation sous forme d’archives pendant 6 ans maximum à compter de la demande (en fonction de la typologie de la demande) ; lorsque la copie d’un titre d’identité est collectée dans le cadre d’une demande d’exercice de vos droits, celle-ci est :
o immédiatement supprimée si elle a été communiquée par vos soins alors que la demande ne nécessite pas la transmission d’un tel titre d’identité ;
o supprimée dès la vérification de l’identité de la personne à l’origine de la demande lorsque la situation exige une telle vérification.
k. Gestion et suivi des précontentieux et contentieux
- Finalité du Traitement : un tel Traitement des Données à caractère personnel vous concernant est réalisé en vue :
o de la gestion et du suivi des précontentieux et contentieux (notamment contentieux commerciaux / avec les clients, avec les partenaires / prestataires / fournisseurs, avec les contacts au sens large, …), en ce incluant notamment la préparation, l'exercice et le suivi des contentieux ainsi que l'exécution des décisions rendues ;
o de la gestion et du suivi des actions ayant pour objectif la constatation, l'exercice ou à la défense d'un droit en justice (incluant, le cas échéant, l'exécution de la décision rendue).
- Données traitées : identité (civilité, prénom, nom), fonction et étude au sein de laquelle vous exercez (nom et n°CRPCEN de l’étude), état-civil, informations d’ordre économique et financier, informations relatives aux personnes mises en cause, victimes, témoins, auxiliaires de justice mandatés dans le différend / dans la procédure (nom, prénom, coordonnées, date de naissance,...), historique des échanges avec PNS (ex: courriers de relance, mises en demeure, écritures et pièces de la procédure,…), informations sur la situation financière, et également informations économiques et financières afférentes au différend et aux personnes mises en cause, données dites « particulière », …, et plus généralement toutes informations si celles-ci sont nécessaires au regard de l’objet du différend en ce incluant, le cas échéant, les données relatives à des condamnations pénales ou infractions ou mesures de sûreté, les faits litigieux à l'origine de la procédure, les informations, documents et pièces recueillis tendant à établir ou réfuter des faits susceptibles d'être reprochés (constat, témoignage, attestation, mise en demeure, compte rendu, « logs » extraits d'un outil de sécurisation des ressources informatiques, fiche de constat des faits, dépôt de plainte, certificat médical), les caractéristiques et le détail du précontentieux mais également du contentieux (ex : date de début et de clôture du litige, juridiction saisie, date de l'assignation, date d'audience, état de la procédure, nature et objet des demandes, griefs, argumentations, observations et avis des représentants légaux, date du jugement), la date, la nature, les motifs, les montants et éventuels échelonnements des condamnations, les commentaires relatifs à la description et au suivi de la procédure,…
- Base juridique du Traitement : un tel Traitement de vos Données à caractère personnel par PNS est fondé sur les intérêts légitimes poursuivis par cette dernière visant à préserver / faire valoir ses intérêts et ses droits en justice, notamment en exécution des relations avec ses clients (actuels ou potentiels), partenaires (actuels ou potentiels), contacts, ... Par ailleurs, dans le cadre de ce Traitement, des Données à caractère personnel dites « particulières » sont susceptibles d’être traitées pour les finalités précitées si elles sont strictement nécessaires à ces fins et à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice. De même, des données relatives à des infractions, condamnations ou mesures de sûreté peuvent être traitées aux fins de nous permettre de préparer et, le cas échéant, d’exercer et de suivre une action en justice en tant que victime, mis en cause, ou pour le compte d’une victime ou d’un mis en cause, et de faire exécuter la décision rendue.
- Durée de conservation des Données : conservation au-delà des délais visés ci-avant pour chacune des autres finalités visées, sous forme d’archives, pendant les délais légaux de prescription notamment à des fins probatoires (cf. de manière générale, cinq ans pour ce qui concerne le délai de prescription de droit commun en matière civile et commerciale, six ans pour ce qui concerne le délai de prescription de droit commun en matière de délit pénal ou encore deux à cinq ans en matière de droit du travail).
o En cas de précontentieux initié avant le terme des durées ci-dessus et qui nécessiterait la conservation des Données à caractère personnel notamment en vue de la constatation, de l’exercice ou de la défense des droits de PNS, ces dernières seront conservées jusqu’au règlement amiable du litige (en ce incluant son exécution le cas échéant), ou, à défaut, seront supprimées dès la prescription de l'action en justice correspondante.
o En cas de contentieux / procédure, notamment judiciaire, initié avant le terme des durées ci-dessus et qui nécessiterait la conservation des Données à caractère personnel notamment en vue de la constatation, de l’exercice ou de la défense des droits de PNS, ces dernières seront conservées pendant la durée de ladite procédure et jusqu’à ce que les voies de recours ordinaires et extraordinaires ne soient plus possibles contre la décision rendue. Les décisions prononcées pourront être conservées par PNS jusqu’à la complète exécution de la décision, voire à titre d'archives définitives.
4.2 Il est précisé que vos Données à caractère personnel peuvent toutefois être conservées plus longtemps que les durées précitées :
- soit après obtention de votre consentement ;
- soit, sous forme d’archives, pour répondre aux obligations légales et réglementaires éventuelles qui s’imposent à PNS (par exemple dix ans pour ce qui concerne la conservation des documents et justificatifs comptables ou encore la conservation des contrats conclus par voie électronique, …) ou encore pendant les délais légaux de prescription notamment à des fins probatoires (cf. de manière générale, cinq ans pour ce qui concerne le délai de prescription de droit commun en matière civile et commerciale, six ans pour ce qui concerne le délai de prescription de droit commun en matière de délit pénal ou encore deux à cinq ans en matière de droit du travail).
Qui sont les Destinataires de vos Données à caractère personnel ? Comment partageons-nous vos Données ?
- Nous veillons à ce que seules des personnes habilitées au sein de PNS puissent accéder à vos Données à caractère personnel lorsque cet accès est, en fonction des finalités poursuivies, nécessaire à l’exercice de leurs fonctions et/ou missions, à savoir notamment le personnel (en ce incluant au sens large les salariés, stagiaires, intérimaires,…) habilité de PNS, en particulier en charge des activités immobilières, du marketing et de la communication, de l’informatique, de la comptabilité/finance,…
- Des Destinataires extérieurs sont également susceptibles de recevoir communication de vos Données à caractère personnel, à savoir :
- le personnel des prestataires techniques ou autres intervenant dans le cadre d’activités ou de missions pour lesquelles un accès aux Données à caractère personnel est strictement nécessaire et/ou justifié. Cette catégorie de destinataires peut également inclure tout éditeur d’application, de programme informatique ou d’outil ou tout prestataire de service de paiement qui serait utilisé dans le cadre de nos activités ou aux fins de vous fournir les services accessibles par l’intermédiaire des Sites, ou encore tout prestataire informatique ou de maintenance des applications, programmes informatiques et/ou outils que nous utilisons et dans lesquel(le)s pourraient être traitées vos Données à caractère personnel ;
- le personnel de la Chambre Interdépartementale des Notaires de Paris (CINP) et de la Direction Nationale d'Interventions Domaniales, notamment sous forme de statistiques sur les résultats des ventes aux enchères ou, pour ce qui concerne la CINP, sur la participation des Notaires Président et Commissaire aux séances de vente ;
- le personnel de nos partenaires, en ce incluant notamment nos prestataires et fournisseurs, mais aussi les notaires impliqués dans une procédure de vente aux enchères, lesquels sont soumis à un contrat précisant leurs obligations ;
- le personnel de nos partenaires, contractuels ou commerciaux, et de sociétés tierces, en ce incluant notamment les éditeurs de réseaux sociaux, les sites d’annonces immobilières tiers, les éditeurs de sites internet tiers ou encore les éditeurs de cookies, par exemple pour la réalisation d’opérations de prospection, de communication, etc. ou encore dans le cadre de la gestion de notre marketing numérique, voire pour le fonctionnement de nos Sites au sens large (ex : mise à disposition et bon fonctionnement des fonctionnalités qui y sont proposées, performance, sécurisation,…). A cet égard, il est également précisé pour mémoire que si vous postez des contenus divulguant vos Données à caractère personnel sur internet, et notamment sur nos Sites ou sur les pages des réseaux sociaux de PNS / sur les annonces de PNS sur les sites d’annonces immobilières tiers, ces contenus peuvent bien entendu être accessibles à tout internaute ;
- le personnel des services chargés du contrôle de PNS (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes ou externes de contrôle, organismes habilités à procéder à des contrôles, contrôles liés à l’activité d’intermédiaire en transactions immobilières...) ;
- le personnel de nos conseils (juridiques, financiers, etc.) ;
- le personnel des organismes sociaux et fiscaux habilités à recevoir, dans certaines hypothèses, les Données à caractère personnel ;
- le cas échéant le personnel de l’organisme en charge de la gestion de la liste d’opposition au démarchage téléphonique ;
- le personnel des organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, intervenant dans le cadre notamment de leur mission de recouvrement de créances, ou encore dans le cadre de la gestion et du suivi des précontentieux et/ou contentieux ;
- nos assureurs et/ou courtiers en assurance (en ce incluant leur personnel).
- Certains partenaires ou tiers (en ce incluant leur personnel) sont également Destinataires de vos Données à caractère personnel lorsque vous utilisez les services accessibles par l’intermédiaire des Sites, à savoir notamment dans le cadre d’un dépôt de candidature en vue d’enchérir, le notaire du vendeur peut être Destinataire de certaines de vos Données à caractère personnel.
A cet égard, il est précisé que PNS n’est pas responsable des Traitements de Données à caractère personnel qui pourraient être mis en œuvre par ces partenaires et tiers (ni par quelque Destinataire que ce soit), ces derniers mettant en œuvre leurs propres Traitements de Données à caractère personnel respectifs, pour lesquels ils sont respectivement seuls Responsables de Traitement, PNS ne disposant d’aucun pouvoir de détermination desdits Traitements ni de contrôle sur ces Traitements.
- Nous pouvons par ailleurs être tenus de communiquer vos Données à caractère personnel en cas de demandes légitimes d’autorités publiques ou habilitées, notamment pour répondre à des exigences en matière de respect du droit des Données à caractère personnel, de sécurité nationale, de lutte contre la fraude, le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ou plus largement d’application de dispositions légales ou réglementaires. Vos Données à caractère personnel pourront donc notamment être communiquées à toute autorité habilitée à en connaître, en particulier en cas de réquisition en provenance des autorités judiciaires, policières ou administratives. Dans ces hypothèses, nous étudierons les dispositions applicables, la nature de la demande, ainsi que sa légitimité et la proportionnalité des informations demandées.
- Il est précisé que les Destinataires visés ci-dessus ne sont pas forcément ni nécessairement Destinataires de l’ensemble de vos Données à caractère personnel, mais uniquement de celles nécessaires à la finalité impliquant une telle communication.
Quels sont vos droits et comment les exercer ?
- Vous bénéficiez, selon les conditions et modalités et dans les limites définies par les dispositions légales et règlementaires en matière de protection des Données à caractère personnel, des droits suivants s’agissant de vos Données :
- Droit d’accès : vous pouvez obtenir la confirmation que des Données à caractère personnel vous concernant sont traitées ou non par PNS et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites Données à caractère personnel, ainsi que certaines informations relatives aux Traitements de vos Données à caractère personnel et aux caractéristiques d’un tel Traitement ;
- Droit de rectification : vous pouvez solliciter la correction de vos Données à caractère personnel que vous estimez incomplètes ou inexactes ;
- Droit à l’effacement : vous pouvez, dans certaines hypothèses, solliciter l’effacement de vos Données à caractère personnel (sauf par exemple si elles sont nécessaires à l’exécution de vos relations contractuelles avec PNS le cas échéant, ou qu’elles sont nécessaires à PNS pour respecter ses obligations légales ou réglementaires ou constater ou exercer ses droits) ;
- Droit à la limitation du Traitement : vous pouvez demander la limitation du Traitement de vos Données à caractère personnel, vous permettant de demander dans certaines hypothèses le marquage de vos Données à caractère personnel afin d’en limiter le Traitement futur ;
- Droit à la portabilité de vos Données à caractère personnel : vous avez le droit dans certaines hypothèses et sous certaines conditions de demander à recevoir les Données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies ou, lorsque cela est possible techniquement, à ce qu’elles soient transférées à un tiers, dans une forme lisible par machine (étant précisé que ce droit à la portabilité des Données ne s’applique qu’aux Traitements fondés sur le consentement des Personnes concernées ou sur l’exécution de relations contractuelles, et ce sous réserve que le Traitement des Données soit effectué à l’aide de procédés automatisés) ;
- Droit de retirer votre consentement : vous pouvez retirer votre consentement si le Traitement est mis en œuvre sur le fondement de votre consentement, sans pour autant que le retrait d’un tel consentement porte atteinte à la licéité du Traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci ;
- Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement ou à la communication de vos Données à caractère personnel après votre décès. A cet égard, en cas de décès qui serait porté à notre connaissance, sachez que vos Données à caractère personnel seront en principe supprimées (sauf nécessité de conservation pendant une durée déterminée pour des motifs tenant à nos obligations légales et réglementaires et/ou aux délais légaux de prescription et/ou conservation obligatoires visés supra au paragraphe 4 dans le détail des caractéristiques des traitements), après le cas échéant avoir été communiquées à un tiers éventuellement désigné par vos soins.
Par ailleurs, vous bénéficiez, dans certaines hypothèses et sous certaines conditions prévues par les dispositions applicables, d’un Droit d’opposition par lequel vous pouvez vous opposer au Traitement de vos Données à caractère personnel pour des motifs liés à votre situation particulière, étant précisé que s’agissant d’opérations de prospection, en ce incluant les opérations de profilage qui seraient liées à une telle prospection, vous disposez d’un droit d’opposition absolu, qui peut être exercé à tout moment, sans avoir à fournir de motif ou de justification.
- S’agissant des Traitements de vos Données à caractère personnel mis en œuvre par PNS, ces droits s’exercent par email directement auprès du Responsable de traitement à l’adresse suivante : encheres@paris.notaires.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante : Paris Notaires Services – Service des Ventes aux Enchères, 12 Avenue Victoria 75001 PARIS, ou auprès du Délégué à la protection des données de PNS (Agil’IT) à l’adresse suivante : privacy@agilit.law. En toutes hypothèses, en cas de doute raisonnable quant à l'identité de la personne présentant une telle demande d’exercice de ses droits, PNS pourra toujours demander que lui soient fournies des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l'identité de la Personne concernée et demander à cette fin, lorsque la situation l'exige, la photocopie d'un titre d'identité portant la signature du titulaire. Dans une telle hypothèse, les délais de réponse précités seront suspendus dans l’attente de la réception des informations supplémentaires nécessaires pour identifier la Personne concernée.
En cas de réception d’une telle demande, il y sera répondu dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes reçues, auquel cas le demandeur en sera informé.
La demande peut être présentée par la Personne concernée ou par une personne spécialement mandatée à cet effet par la Personne concernée, à condition que cette personne mandatée justifie de son identité et de l'identité du mandant, de son mandat ainsi que de la durée et de l'objet précis de celui-ci. Le mandat doit également préciser si le mandataire peut être rendu destinataire de la réponse.
- Par ailleurs et pour mémoire, nous pouvons dans certaines hypothèses être considérés comme conjointement responsables du Traitement de vos Données à caractère personnel avec les réseaux sociaux au sein desquels nous disposons de pages dédiées ou encore avec lesquels nous vous proposons des interactions (cf. détail des finalités ci-dessus). En fonction du réseau social concerné, nos responsables conjoints de traitement peuvent être :
- s’agissant de Facebook : Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour Dublin 2, Irlande. Pour plus d'informations sur la manière dont Facebook traite vos Données à caractère personnel lorsque vous utilisez le réseau social Facebook, nous vous invitons à vous reporter à la Politique d’utilisation des données de Facebook Ireland Limited, mais également à la Politique « cookies » de Facebook le cas échéant en vue de paramétrer les cookies utilisés sur les pages de ces réseaux sociaux ;
- s’agissant de Twitter : Twitter International Company, One Cumberland Place, Fenian Street Dublin 2, D02 AX07 Irlande. Pour plus d’informations sur la manière dont Twitter traite vos Données à caractère personnel, nous vous invitons à vous reporter à la Politique de confidentialité et à la Politique « cookies » de Twitter le cas échéant en vue de paramétrer les cookies utilisés sur les pages de ce réseau social ;
- s’agissant de YouTube : Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. Pour plus d'informations sur la manière dont Google traite vos Données à caractère personnel lorsque vous utilisez le réseau social YouTube, nous vous invitons à vous reporter aux Règles de confidentialité de Google mais également aux éléments relatifs à l’utilisation de « Cookies » par Google ;
- s’agissant de LinkedIn : LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irlande. Pour plus d’informations sur la manière dont LinkedIn traite vos Données à caractère personnel, nous vous invitons à vous reporter à la Politique de confidentialité et à la Politique « cookies » de LinkedIn le cas échéant en vue de paramétrer les cookies utilisés sur les pages de ce réseau social.
Dans ces hypothèses, vous pouvez également, pour l’exercice de vos droits précités, consulter vos paramètres de compte sur les réseaux sociaux susvisés et vous adresser :
- s’agissant de Facebook : au Délégué à la protection des données de Facebook Ireland Limited par email, notamment à l’aide du formulaire dédié de contact ;
- s’agissant de Twitter : au Délégué à la protection des données de Twitter par email, notamment à l’aide du formulaire dédié de contact ;
- s’agissant de YouTube : au Délégué à la protection des données de Google Ireland Limited par email, notamment à l’aide du formulaire dédié de contact ;
- s’agissant de LinkedIn : au Délégué à la protection des données de LinkedIn par email, notamment à l’aide du formulaire dédié de contact
- Vous disposez en outre en tout état de cause du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (en France, il s’agit de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés dite « Cnil » : 3 place de Fontenoy - TSA 80715 – 75334 Paris cedex 07 ; tél. : 01 53 73 22 22) si vous estimez que le Traitement de vos Données à caractère personnel n’est pas effectué conformément aux dispositions légales et réglementaires en matière de protection des Données à caractère personnel.
Pour comprendre vos droits, vous pouvez également vous reporter aux explications fournies par la Cnil ici : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles
- Nous vous précisons qu’en application des articles L.223-1 et suivants du Code de la consommation, vous pouvez, si vous êtes un consommateur, vous opposer à tout moment à être démarché par téléphone, en vous inscrivant gratuitement sur le site « www.bloctel.gouv.fr ».
Comment sont sécurisées vos Données à caractère personnel ?
- PNS met en place des mesures de sécurité organisationnelles et techniques adaptées, au regard notamment des catégories de Données à caractère personnel traitées, de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités des Traitements ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, pour protéger vos Données à caractère personnel contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés, et plus généralement pour préserver la sécurité et la confidentialité desdites Données à caractère personnel et garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
En raison des difficultés inhérentes à l’exercice d’une activité sur internet et des risques, que vous connaissez, résultant d’une transmission de données par voie électronique, PNS ne saurait toutefois être tenue à une obligation de résultat.
En cas de survenance de difficultés, PNS fera ses meilleurs efforts pour circonscrire les risques et prendra toutes les mesures adéquates, conformément à ses obligations légales et réglementaires (actions correctrices, information de la Cnil et le cas échéant des personnes concernées,…).
- Lors de l’élaboration, de la conception, de la sélection et de l’utilisation de nos services proposés sur les Sites qui reposent sur le Traitement de Données à caractère personnel, PNS prend en compte le droit à la protection des Données à caractère personnel par défaut et dès leur conception (cf. principes dits de « Privacy by design and by default »).
- L’accès aux Données à caractère personnel vous concernant est limité à nos collaborateurs ou partenaires, et plus généralement aux Destinataires visés supra, qui sont habilités et qui ont besoin de les connaître dans le cadre de l’exécution de leurs missions et/ou de leurs activités.
- En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un Traitement de Données à caractère personnel, PNS impose contractuellement à ses Sous-traitants des garanties de sécurité et notamment de confidentialité s’agissant des Données à caractère personnel auxquelles ils peuvent avoir accès (mesures techniques et organisationnelles appropriées de protection de ces Données).
Vos Données à caractère personnel sont-elles transférées hors Union Européenne ?
- Vos Données à caractère personnel sont traitées préférentiellement dans l’Union européenne.
- Dans le cadre des finalités précitées, certaines de vos Données à caractère personnel peuvent toutefois être transférées vers des entités tierces établies dans des pays situés en dehors de l’Union européenne (ex : Sous-traitants de PNS intervenant dans le cadre des Traitements précités,…).
Certaines de ces entités Destinataires de vos Données à caractère personnel sont considérées comme assurant un niveau suffisant de protection des Données à caractère personnel parce qu’elles sont établies dans un pays dont la réglementation en matière de protection des Données à caractère personnel a été reconnue comme assurant un niveau de protection adéquat desdites Données (cf. décisions d’adéquation de la Commission européenne https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en).
Par ailleurs, si le pays de l’entité Destinataire de vos Données à caractère personnel n’offre pas un niveau adéquat de protection desdites Données, nous veillons à ce que les mesures appropriées de sécurité et de confidentialité soient prises afin de garantir le maintien de la protection de vos Données.
Aussi, dans ces hypothèses, vous êtes informé(e) que les éventuels transferts de vos Données à caractère personnel vers d’autres entités hors Union européenne sont encadrés par la conclusion, avec les Destinataires de ces Données, de clauses contractuelles conformes aux recommandations de la Commission européenne permettant de nous assurer que les garanties appropriées sont prises concernant la protection desdites Données.
Une copie des documents de référence visés dans le présent paragraphe peut être obtenue (exempte de toutes informations commerciales considérées comme sensibles ou confidentielles ou couvertes par le secret des affaires), auprès du contact mentionné au paragraphe ci-dessus « Quels sont vos droits et comment les exercer ? ».
Quels sont les liens de nos Sites avec les sites de tiers ?
- Nous vous précisons que nos supports digitaux (notamment nos Sites ou encore nos pages sur les réseaux sociaux / sur les sites d’annonces immobilières) sont susceptibles de fournir ou de comporter des liens vers des sites de tiers, y compris des sites de réseaux sociaux. Nous n’exerçons aucun contrôle sur l’activité de ces sites et les politiques qu’ils appliquent en matière de protection de vos Données à caractère personnel et de vos droits, et nous ne pouvons en avoir le contrôle. Nous vous invitons à examiner les garanties qu’offrent ces sites, avant toute interaction avec eux. A cet égard, votre attention est attirée sur le fait que la politique de protection des Données à caractère personnel de ces sites peut être différente de celle de PNS et qu’il vous appartient d’en prendre connaissance.
- Si vous postez des contenus divulguant vos Données à caractère personnel sur internet, et notamment sur les réseaux sociaux / sites internet de tiers comme les sites d’annonces immobilières, en ce incluant les pages des réseaux sociaux de PNS, ces contenus peuvent être accessibles à tout internaute, et collectés ou exploités par des tiers, pour des finalités qui ne relèvent pas de notre responsabilité. En tout état de cause, la responsabilité de PNS ne saurait être recherchée dans le cas où les Traitements de Données à caractère personnel mis en œuvre via l’un de ces sites tiers contreviendraient aux dispositions légales et réglementaires applicables.
La présente politique de protection des données peut-elle être modifiée ?
- La présente politique de protection des données pourra faire l’objet de modifications à tout moment, lesquelles prendront effet à la date de publication de la mise à jour correspondante.
- En effet, en cas de modification, la nouvelle politique de protection des données sera mise en ligne sur les Sites dans la rubrique dédiée. Par ailleurs, tous les formulaires de collecte de Données à caractère personnel figurant éventuellement sur nos Sites proposent un lien vers la présente politique.
- Nous vous invitons donc à la consulter régulièrement.
